TRAINING NEED ANALYSIS (TNA)

A.    PENGERTIAN, TUJUAN & MANFAAT TNA

Training Need Analys ( TNA) adalah proses analisa yang dilakukan untuk mengetahui faktor apa saja yang harus diperbaiki, dikembangkan atau bahkan ditingkatkan di dalam perusahaan agar kinerja karyawan dan perusahaan meningkat. Faktor tersebut dapat berupa masalah-masalah saat ini, tantangan-tantangan di masa mendatang yang akan dihadapi, maupun kesenjangan atau gap antara kinerja yang terjadi dengan kinerja yang diharapkan pada karyawan.

B.     OUTPUT TNA

Hasil TNA akan memberikan gambaran berupa :

1. Kondisi atau isu yang sedang terjadi di dalam perusahaan
2. Program yang akan dijalankan untuk menangani poin kondisi / isu tersebut (pada poin 1)
3. Biaya dan sumber daya lain, termasuk support, yang dibutuhkan untuk menjalankan program tersebut (pada poin 2)  

C.    JENIS PROGRAM YANG BISA DIJALANKAN DARI HASIL TNA

1. Training
2. Rotasi
3. Mutasi
4. Coaching
5. Reward & Punishment
6. Program remunerasi
7. Dll.

D.     KUNCI KEBERHASILAN TNA

1. Komitmen top management untuk secara konsisten mendukung pelaksanaan TNA
2. Kesadaran para manajer/kepala divisi bahwa program training / program-program yang dirancang dari hasil TNA merupakan penunjang untuk menciptakan produktivitas yang baik pada jajaran stafnya. Program ini tidak akan berjalan dan berfungsi maksimal tanpa ada proses manajemen yang baik dari para jajaran manajer/kadiv terhadap staf/divisinya.

E.     JENIS / TAHAPAN  TNA

1. Organization-Based Analysis.

TNA yang didasarkan kepada kebutuhan perusahaan secara umum, sehingga hasil TNA-nya berlaku untuk semua orang yang ada di dalamnya. Maka dari itu, seringkali disebut Organization-Based Analysis.

Organization-Based Analysis dapat menggunakan sumber data diantaranya :

-        Visi, misi, strategic objective dan target perusahaan.

-        Keadaan ekonomi dan finansial perusahaan.

-        Perubahan budaya.

-        Perubahan teknologi.

-        Tema perusahaan, seperti Pengurangan Biaya, Peningkatan Kualitas, dst.

2. Task-Based Analysis.

Fokus utamanya adalah apakah standar keterampilan yang dibutuhkan pada sebuah pekerjaan sudah dimiliki oleh si pemegang jabatan atau belum.

3. Person-Based Analysis.

Fokus utamanya adalah apakah karyawan sudah dapat melakukan pekerjaan sesuai tuntutan atau belum. Sumber datanya dapat berupa :

-        Job Description

-        Performance Standar

-        Performance evaluation

-        Observasi kerja

-        Interview

-        Kuesioner

-        Checklist

 

CONTOH BAGAN LANGKAH TNA

 

Bagan by : Fitrotus Sahara, September 2015

PENJELASAN BAGAN    

Proses TNA yang diajukan berdasarkan bagan di atas terdiri dari 7 tahap utama. Berikut adalah penjelasan dari alur bagan tersebut :

1.      ORGANIZATIONAL BASED ANALYSIS

Pada tahap ini, fokus utama adalah menggali permasalahan secara organisasional di dalam perusahaan. Secara garis besar hal ini terkait komitmen para lini atas (Top Management) dalam menjalankan roda perusahaan dan koherensi antara goal (visi) yang ingin dicapai perusahaan dengan aplikasi tindakannya. Melalui proses ini akan ditemukan permasalahan, tantangan , dan hambatan yang perlu ditangani untuk mencapai goal yang ditentukan. Proses ini melibatkan peranan penting semua lini dasar

1) Analisis Organisasi Di Lingkup Jajaran Direksi

Pihak yang terlibat : Jajaran direksi

Metode : Focus Group Discution / Angket

2) Analisis Organisasi Di Lingkup Divisi / Jajaran Manajer Atau Kadiv

Pihak yang terlibat : Jajaran direksi, jajaran manajer / kadiv

Metode : Focus Group Discution / Angket

Hasil : Permasalahan, hambatan, dan tantangan di perusahaan

Follow Up :  Training atau non training (seperti restrukturisasi organisasi, rotasi, design reward system, mutasi, dll )

2.      TASK BASED ANALYSIS

Pada tahap ini akan digali job description dan kualifikasi apa yang seharusnya diperlukan untuk mengisi setiap jabatan berdasarkan job descriptionnya.

Metode : Penyebaran angket terbuka dan diskusi langsung dengan masing-masing kepala divisi

Hasil : Jobdesc dan Jobspec

3.      PERSON BASED ANALYSIS

Pada tahap ini akan digali apakah kualifikasi setiap karyawan pemegang posisi telah sesuai dengan  kualifikasi yang dibutuhkan untuk setiap jabatan yang diemban.

Bahan : Kompetensi / KSA berdasarkan job specification dan uraian tugas / pekerjaan berdasarkan job description

Hasil : Form penilaian kinerja (KPI)

4.      PERFORMANCE APPRAISAL

Tahap ini sebenarnya merupakan bagian dari person based analysis. Dalam tahap ini KPI yang telah terbentuk disebar ke semua karyawan yang menjadi subjek penilaian.

Hasil : Performa kinerja karyawan dan kompetensi yang masih perlu diperbaiki, dipertahankan, atau ditingkatkan. 

5.      TRAINING DESIGN / NON TRAINING SOLUTION

Tahap ini merupakan tindak lanjut dari tahap sebelumnya (performance appraisal).

1)      Training design

Jenis training disesuaikan dengan kebutuhan, ketersediaan tenaga training di perusahaan, dan anggaran yang tersedia.

2)      Non training design

Jenis tindak lanjut disesuaikan dengan permasalahan/hambatan yang ada, seperti restrukturisasi organisasi, rotasi, design reward system, mutasi, dll

6.      EVALUATION

Tahap ini merupakan tahap evaluasi dari hasil program yang telah diterapkan (baik training maupun non training) sebagai akibat dari permasalahan/hambatan/tantangan yang timbul dari hasil performance appraisal. Ini dapat dilakukan 1 bulan sekali atau berdasarkan periode yang ditentukan. Proses evaluasi menggunakan KPI yang telah dibentuk pada tahap sebelumnya.

7.      CONTROLLING

Tahap ini merupakan tahap pengontrolan performance perusahaan yang merupakan siklus berkelanjutan antara proses Performance Appraisal, Training Design / Non Training Solution, dan Evaluation. Ini dapat dirancang dengan melakukan penilaian kinerja setiap 1 bulan sekali  (atau berdasarkan periode yang ditetapkan) menggunakan KPI yang telah dibentuk.

CONTOH ANGKET ORGANISATIONAL  ANALYSIS :

Berikut ini adalah salah satu tahapan penting dalam proses “ Penilaian Kebutuhan Pelatihan / TNA “  Sehingga mohon bantuan kepada direksi untuk menjawab serangkaian questioner di bawah ini.

Tujuan : Menggali / memastikan kembali komitmen perusahaan terkait tujuan yang ingin dicapai perusahaan dan pemeriksaan jenis-jenis permasalahan yang dialami perusahaan. 

Sasaran : Jajaran Direksi

1.      Apa Visi Perusahaan ?

2.      Seberapa besarkah komitmen Direksi terhadap pencapaian Visi perusahaan ?

3.      Apa Misi Perusahaan ?

4.      Seberapa besarkah komitmen Direksi terhadap pencapaian Misi perusahaan ?

5.      Apa nilai-nilai yang ingin diterapkan dalam perusahaan ?

6.      Seberapa besarkah nilai-nilai itu telah terbangun di perusahaan ?

7.      Apakah direksi telah merasa yakin bahwa misi perusahaan telah dirancang untuk mencapai visi perusahaan ?

8.      Apakah direksi merasa perlu merancang / menyasuaikan kembali misi perusahaan ?

9.      Apakah direksi telah merasa yakin bahwa nilai-nilai yang diterapkan perusahaan telah dirancang untuk mencapai visi dan misi perusahaan ?

10.  Apakah direksi merasa perlu menanamkan kembali nilai-nilai yang ingin diterapkan perusahaan ?

11.  Apa permasalahan perusahaan dalam mencapai visi perusahaan ? (beri Ö bias lebih dari 1)

□ Financial

□ Kualitas SDM

□ Kuantitas SDM

□ Sarana-prasarana

□ Lain-lain  ( sebutkan)

………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………….

12.  Peringkatkan permasalahan pada point 11 mulai dari yang paling bermasalah dan perlu segera ditangani ( no. 1) hingga yang kurang perlu mendapat perhatian !

13.  Apa target (focus utama) perusahaan untuk keberlangsungan hidup/pencapaian visi perusahaan selanjutnya ?

14.  Seberapa besarkah persiapan perusahaan untuk mencapai target tersebut ?

15.  Seberapa besar kualitas SDM yang ada telah dipersiapkan untuk mencapai target tersebut ?

16.  Seberapa besar kuantitas SDM yang ada telah dipersiapkan untuk mencapai target tersebut ?

17.  Seberapa besar sarana prasarana pendukung yang ada telah dipersiapkan untuk mencapai target tersebut ?

18.  Apakah ada jabatan di perusahaan yang seharusnya ada di perusahaan tetapi tidak ada ?

Jabatan apakah itu? Apa alasan jabatan itu seharusnya ada ?

19.  Apakah ada jabatan di perusahaan yang seharusnya tidak ada di perusahaan tetapi ada ?

Jabatan apakah itu? Apa alasan jabatan itu seharusnya tidak ada?

20.  Apa tantangan-tantangan yang dihadapi perusahaan terkait pencapaian target tersebut ?

21.  Seberapa besar produk perusahaan telah dirancang dan disesuaikan untuk mencapai misi perusahaan ?  

22.  Urutkan kepentingan peran jabatan/divisi terkait pencapaian tujuan/visi perusahaan : 

23.   Seberapa besarkah peran setiap divisi telah berjalan maksimal untuk menunjang pencapaian tujuan/visi perusahaan ?   

Tujuan : Menggali / memastikan kembali komitmen perusahaan terkait tujuan yang ingin dicapai perusahaan dan pemeriksaan jenis-jenis permasalahan yang dialami perusahaan. 

Sasaran : Jajaran Manajer/ Kadiv 

1.      Apa visi yang ingin dicapai perusahaan ?

2.      Apa misi yang ingin dicapai perusahaan ?

3.      Apa nilai atau budaya yang ingin diterapkan perusahaan ke seluruh karyawannya?

4.      Seberapa besar kesadaran Anda untuk mewujudkan visi perusahaan ? 

5.      Seberapa besar kesadaran Anda untuk melaksanakan misi perusahaan?

6.      Seberapa besar kesadaran Anda untuk menerapkan nilai yang ingin dibangun perusahaan?

7.      Seberapa besar kesadaran Anda untuk membangun nilai-nilai tersebut di jajaran staff divisi Anda ? 

8.      Apa target (focus utama) divisi yang Anda pimpin untuk keberlangsungan hidup/pencapaian visi perusahaan selanjutnya ?

9.      Seberapa besar kualitas SDM yang ada di divisi Anda guna menunjang tanggung jawab utama divisi Anda ?

10.  Seberapa besar kuantitas SDM yang ada di divisi Anda guna menunjang tanggung jawab utama divisi Anda ? 

11.  Seberapa optimal ketersediaan sarana prasarana pendukung yang ada guna menunjang tanggung jawab utama divisi Anda ?

12.  Apa tantangan-tantangan yang dihadapi divisi terkait pencapaian target tersebut ?

13.  Apa hambatan-hambatan yang dihadapi divisi terkait pencapaian target tersebut ?

14.  Seberapa besarkah peran setiap staf dalam divisi Anda telah berjalan maksimal untuk menunjang pencapaian tujuan/visi perusahaan ?   

CONTOH ANGKET TASK BASED ANALYSIS :

1.    IDENTITAS JABATAN

1.1.Nama Jabatan                              :

1.2.Divisi                                             :

1.3.Kedudukan dalam Organisasi

a.Atasan Langsung                    :          

b.Bawahan Langsung                :

1.4.Pemegang Jabatan                      :

2.    STRUKTUR ORGANISASI (Lampirkan) 

3.    FUNGSI UTAMA JABATAN ?

4.    TANGGUNG JAWAB DAN INDIKATOR KEBERHASILAN

NO	TANGGUNG JAWAB	INDIKATOR KEBERHASILAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
8.

5.    WEWENANG

7.    HUBUNGAN KERJA

PIHAK INTERNAL	KEGIATAN

PIHAK EKSTERNAL	KEGIATAN

8.    SPESIFIKASI PEKERJAAN

9.    KOMPETENSI

A.    Hard Skills ?

 

B.    Soft Skills

C.   Training


# Lihat materi selanjutnya tentang Menentukan Aspek Penilaian Kinerja

= Fitrotus Sahara , Published on October 26th 2015 =

Salam Hangat, Semoga Bermanfaat